INSIDE AI360° Digital & KI · seit 1999AI Bautagebuch
Bautagebuch mit KI

Sprechen statt tippen — und abends ist die Zeiterfassung schon fertig.

Ein Satz auf der Baustelle genügt: Stunden, Leistungsphase, Aufgabe oder Mangel landen strukturiert im Büro. Für Architektur- und Ingenieurbüros, die ihre Stunden nachweisen müssen, aber keine Lust auf Formulare haben.

Angebot anfordernSo funktioniert es

Daten in Deutschland · läuft auf dem Telefon ohne Installation · Preise auf Anfrage

In drei Schritten

1 · Sprechen
Auf der Baustelle, im Auto, zwischen zwei Terminen. Ein Satz reicht, mehrere gehen auch.
2 · Prüfen
Die App zerlegt das Gesagte in Zeiten, To-Dos und Mängel und legt sie als Vorschlag vor.
3 · Übernehmen
Ein Tipp — und die Stunde steht beim richtigen Projekt, in der richtigen Leistungsphase.

Was drinsteckt

Zeiten nach HOAI
„Zwei Stunden Vermessung Kindergarten, Leistungsphase drei.“ Daraus wird ein Eintrag mit Projekt, Datum, Stunden und Leistungsphase. Budgets je Phase zeigen, wo das Honorar aufgebraucht ist.
Baustelle und Mängel
Foto, Diktat und Standort in einem Vorgang. Das Projekt schlägt die App nach Entfernung vor; die Aufnahme funktioniert auch ohne Netz und wird nachgereicht, sobald wieder Empfang da ist.
Mängelbericht auf Knopfdruck
Aus den Aufnahmen entsteht ein PDF mit Bild, Zeitstempel, Koordinaten und Prüfsumme des Fotos — ein Dokument, das man einem Nachunternehmer vorlegen kann.
Auswertung und Nachweise
Stunden je Projekt, Mitarbeiter und Leistungsphase. Als Excel oder als Brief auf Ihrem Briefpapier — direkt per E-Mail oder WhatsApp an den Bauherrn.
To-Dos aus dem Nebensatz
Was im Diktat nach Aufgabe klingt, wird eine — mit Frist, wenn eine genannt wurde. Ohne dass jemand abends eine Liste abtippt.
Kontakte mit Visitenkartenscanner
Visitenkarte fotografieren, prüfen, speichern — und jeder Kontakt trägt seine Rolle im Projekt: Wer macht die Statik, wer das Bauamt? Anrufen mit einem Griff, direkt von der Baustelle.
Assistent mit Ihren Zahlen
„Welches Projekt hat die meisten Stunden — ist irgendwo das Budget überschritten?“ Der Assistent antwortet mit den Zahlen aus Ihrer Datenbank, nicht mit Schätzungen. Er sieht nur, was die fragende Person sehen darf.
Mehr als HOAI-Phasen
Projektsteuerung, Geschäftsführung, interne Zeiten: Was außerhalb der neun Leistungsphasen liegt, wird als eigene Leistungsart erfasst und sauber ausgewiesen — statt als „ohne Zuordnung“ unterzugehen.
Rollen und Rechte
Vier Rollen vom Administrator bis zum Gast. Wer nur erfassen soll, sieht keine fremden Stunden; wer auswerten darf, sieht das ganze Büro.
Anschluss an Ihre Abrechnung
Die erfassten Stunden gehören in die Rechnung, nicht in eine zweite Insel. Excel-Exporte liest jedes Fibu- und Abrechnungssystem ein; eine direkte Anbindung per Schnittstelle richten wir auf Wunsch ein. Alternativ: Angebots- und Rechnungsmodul direkt in der App, als zubuchbare Erweiterung.
Die Frage, die jeder Bauherr stellt

Wo liegen die Daten?

Stunden, Kunden, Kontakte und Baustellenfotos liegen in Deutschland. Jede angemeldete Person sieht auf einer Seite in der App, welche Daten wohin gehen — diese Übersicht ist nicht geschrieben, sondern wird aus der laufenden Einstellung erzeugt.

Die KI ist eine Einstellung, kein Schicksal. Für jeden Weg — Diktat, Texterkennung, Kartenscan, Assistent — lässt sich der Anbieter einzeln festlegen. Standard ist OpenAI; auf Wunsch stellen wir auf einen europäischen Dienst um, etwa die Mistral-API, deren Anfragen standardmäßig über EU-Endpunkte in europäischen Rechenzentren laufen, oder Microsoft Foundry in Frankfurt. Der Wechsel ist eine Konfiguration, keine Programmierung — so lässt sich der Betrieb DSGVO-konform vollständig in Europa halten. Oder die Spracherkennung wird ganz abgeschaltet: Dann wird getippt, und es verlässt gar nichts das Haus.

Preise

Wir nennen keine Listenpreise, weil sich der Aufwand unterscheidet: Ein Büro mit drei Leuten braucht etwas anderes als eines mit fünfundzwanzig und eigener Serverlandschaft. Der Preis richtet sich nach diesen drei Punkten:

Zahl der Mitarbeitenden
Abgerechnet wird je Person, die tatsächlich erfasst — nicht je Konto.
Betrieb
Gemeinsamer Betrieb bei uns oder eine eigene Installation mit eigener Datenbank.
Einrichtung
Projekte, Leistungsphasen und Briefpapier übernehmen wir einmalig, damit es vom ersten Tag an passt.

Zubuchbar: Anbindung an Ihr Fibu- oder Abrechnungssystem per Schnittstelle sowie ein Angebots- und Rechnungsmodul in der App.

Angebot anfordern

Sagen Sie uns kurz, wie groß Ihr Büro ist und was Sie heute nervt. Sie bekommen innerhalb eines Werktags einen Vorschlag mit Preis — und auf Wunsch einen Zugang zum Ausprobieren.

Lieber direkt sprechen? Schreiben Sie an connect@inside-intelligence.com.

Häufige Fragen

Muss ich diktieren?
Nein. Jedes Feld lässt sich tippen, und die Sprachverarbeitung kann für ein Büro auch vollständig abgeschaltet werden. Das Diktat ist der schnelle Weg, nicht der einzige.
Was passiert, wenn die Erkennung etwas falsch versteht?
Nichts wird ungefragt gebucht. Aus einem Diktat entsteht eine Vorschlagsliste, die Sie prüfen, korrigieren und dann übernehmen. Der Wortlaut bleibt im Verlauf, damit man einen Fehler nachvollziehen kann.
Funktioniert das auf der Baustelle ohne Netz?
Ja. Aufnahmen mit Foto und Standort landen in einer Warteschlange auf dem Gerät und werden übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.
Wo liegen unsere Daten?
Einträge, Kunden, Kontakte und Baustellenfotos liegen in Deutschland bei Mittwald. Für die Spracherkennung ist der Anbieter eine Einstellung — auf Wunsch ein europäischer, oder gar keiner.
Geht das auch komplett DSGVO-konform in Europa?
Ja. Jeder KI-Weg — Diktat, Texterkennung, Visitenkartenscan, Assistent — hat eine eigene Anbieter-Einstellung. Wir stellen auf Wunsch auf einen europäischen Dienst um, etwa die Mistral-API mit EU-Endpunkten und europäischen Rechenzentren. Die Umstellung ist Konfiguration, keine Entwicklung, und die Datenschutzseite der App zeigt danach automatisch den neuen Stand.
Können wir damit auch Angebote und Rechnungen schreiben?
Auf zwei Wegen. Entweder bleiben Angebot und Rechnung in Ihrem heutigen System — die erfassten Stunden kommen als Excel-Export oder über eine eingerichtete Schnittstelle dort an, ohne Abtippen. Oder Sie buchen das Angebots- und Rechnungsmodul in der App dazu; dann entsteht die Rechnung direkt aus den erfassten Stunden und den beim Buchen eingefrorenen Stundensätzen. Was zu Ihrem Büro passt, klären wir im Angebot.
Was kostet es?
Der Preis richtet sich nach der Zahl der Mitarbeitenden und danach, ob Sie eine eigene Installation wollen. Ein Angebot dauert einen Werktag.